Ci siamo di nuovo. Novembre 2020, di nuovo in lockdown, di nuovo in smartworking.

Ma rispetto a qualche mese fa però abbiamo un vantaggio, uno dei pochi che concesso da questa situazione: abbiamo fatto esperienza. Partendo da questo, vi proponiamo cinque spunti di riflessione, cinque consigli da cui partire per cominciare a vedere lo smartworking non più come una condanna, ma come un’opportunità in grado di migliorare il nostro lavoro.

1 – Parola d’ordine, Organizzazione

Quello che non deve mai mancare all’interno del nostro team è l’organizzazione.

Ma in che modo cambiano i nostri principi organizzativi, le nostre routine, quando da un rapporto in presenza, faccia a faccia, si passa a un rapporto a distanza?

Sicuramente non potremo più andare alla scrivania di un collega per chiedergli “Ehi, hai per caso finito quel lavoro?” o “Quando dovevamo consegnare quel progetto?”, o ancora “Sai se per caso è stata inviata la e-mail che aspettavamo?”.

Allo stesso tempo, gestire “a voce” attività importanti come queste, può essere il segno di una cattiva organizzazione, a prescindere dal lockdown!

Prendiamo quindi questa situazione come un’occasione per migliorare l’organizzazione aziendale e magari facciamoci aiutare da qualche strumento digitale.

Project management
Ora.pm, Trello, Microsoft Project, Asana, sono tutti software di project management che ci permettono di creare delle “bacheche” condivise. Queste bacheche, ci permettono di organizzare il nostro lavoro, consentendoci di creare delle schede che rappresentano le nostre attività (chiamare un cliente, eseguire il test di un prodotto, scrivere un report sul lavoro svolto, ecc.) e che possiamo associare ai membri del nostro team che dovranno prenderle in carico.

Solitamente, poi, la bacheca viene organizzata in modo da riflettere le fasi del flusso di lavoro a cui siamo abituati: per esempio, un’attività può passare in successione le fasi di ideazione, assegnazione, elaborazione effettiva, controllo, e infine completamento. La libertà, in questo senso, è massima. Ognuno può decidere quello che è il percorso in cui instradare le attività del proprio team, l’organizzazione migliore da dare al proprio lavoro.

Calendari condivisi
Il primo nome che viene in mente è sicuramente Google Calendar. Gratuito, funzionale, semplicissimo: uno strumento condiviso in cui inserire appuntamenti, conference call con i clienti, riunioni con i colleghi, scadenze.

Il grosso vantaggio di condividere i propri calendari di appuntamenti, all’interno di un team di lavoro, è quello di poter verificare con estrema facilità la disponibilità dei tuoi colleghi, per poter organizzare le attività in modo rapido e preciso. La possibilità, poi, di integrare tutto con notifiche e-mail e push, rende il lavoro ancora più semplice.

Documenti condivisi
Utilizzate i servizi di cloud storage per conservare il materiale di lavoro prodotto: contratti, report, documenti, proposte…

Createli direttamente in cloud, utilizzando il servizio che preferite: la suite di Google, quella di Microsoft, o qualunque altra cosa non importa, l’importante è utilizzare questi strumenti. L’invio di documenti di lavoro in allegato alle e-mail dovrebbe essere un retaggio del passato.

2 – Mantieni il controllo!

I tool di project management sono importanti, ma non possono, né devono, sostituire la componente umana!

Quindi impariamo a gestire la nostra settimana in modo che ci siano dei momenti fissi di confronto con i nostri colleghi. 

Ogni momento può essere valido per stabilire un appuntamento fisso, un cosiddetto SAL (Stato di Avanzamento Lavori). Decidere, per esempio, che il lunedì mattina sarà un momento per analizzare la settimana precedente e pianificare la settimana successiva, è un ottimo modo per non perdere di vista nessuna delle attività in corso.

Se avete seguito il nostro consiglio precedente, e avete già attivato la vostra bacheca di project management, l’appuntamento fisso settimanale può essere un buon momento per revisionarla tutti insieme, verificando lo stato di avanzamento delle attività già in corso e organizzando l’ingresso nella pipeline di quelle da iniziare.

3 – Rimaniamo in contatto

Non vi affidate solo ed esclusivamente alle notifiche (più o meno automatizzate) del vostro software di project management, o ai documenti in cloud.

Non perdete l’occasione di confrontarvi con i vostri colleghi. Organizzate sessioni di lavoro di gruppo da remoto, utilizzando Skype, Zoom, Meet, Miro o qualunque altra piattaforma desideriate.

Soprattutto, non dimenticate che in un’epoca dominata da migliaia di strumenti e canali di comunicazione, e da smartphone sempre più “smart” e sempre meno “phone”, una normale telefonata può essere ancora la soluzione a tanti problemi…

4 – Canali di comunicazione

Decidete quali saranno i canali di comunicazione da utilizzare e come utilizzarli.

Evitate situazioni in cui A si aspettava di ricevere una e-mail C, mentre B lo ha contattato su Slack, per avvisarlo che C ha scritto qualcosa di fondamentale in una scheda di Trello (che A non ha letto perché non ha attivato correttamente le notifiche).

All’inizio questo succederà, è fisiologico, ma pian piano troverete la vostra strada come team.

5 – Get serious about client loyalty

Abbiamo parlato di colleghi, di team, di collaboratori, ma sappiamo bene che tra gli stakeholder di una azienda ci sono anche figure esterne alla stessa. Come comportarci nei loro confronti?

Per fornitori e clienti valgono le stesse regole che abbiamo definito per i membri della nostra squadra: restate connessi, condividete le informazioni, pianificate momenti di incontro e confronto. 

È questo il momento di far percepire ai clienti che ci siamo e che continueremo ad essere efficienti ed efficaci come e più di prima!